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Extrafax 基于Domino的高级电子传真系统解决方案

 

ExtraFax 智能传真系统概述
无论是在办公室,还是出差在外,通过个人电脑轻松自如的收发传真,给您的办公室日常工作及商务旅行带来极大的方便!个人专有的传真分机号,实现传真收发保密,避免机密传真暴露于众目睽睽之下!阻止垃圾传真投递,节约传真资源!传真的群发群收,令传真工作省时省力!统一集中的传真管理,您能轻而易举的对传真进行分类、检索、统计、备份,避免重要传真丢失!
ExtraFax 智能传真系统-企业级传真解决方案。在传真及电子邮件这两种当今商界主要的通信形式之间架起了桥梁,将传真和电子邮件合二为一,大大简化了传真过程,迅速提高企业的办公效率,为满足传真服务的需要提供了企业级的解决方案。ExtraFax 提供了基于 Internet 的 e-mail、传真以及语音的集成服务。ExtraFax 不仅是一套性能完备的智能传真服务系统,而且也是一套功能丰富的传真管理和成本控制系统。

ExtraFax 实现了传真系统与电子邮件系统的无缝整合,不仅可以完成邮件到传真和传真到邮件之间的交互通信,而且即使是传真到传真,您也同样可以享受到 Internet/Intranet 带给您的低成本,为您创造了极为方便、快捷的信息通讯。在没有传真机器的情况下,我们仍然可以通过 ExtraFax 随时随地享受便捷的传真服务。

ExtraFax 的移动性、节约性、保密性、集中性、智能性、易用性、整合性令企业传真进入新时代!

ExtraFax 智能传真系统收发传真基本原理
一、发送传真
发送传真的过程就是 ExtraFax 通过 Notes 客户端、Internet 邮件客户端(POP 3/SMTP)、扫描仪或者浏览器,将传真工作请求发送到传真路由服务器的过程。如果系统中只有一台传真服务器,ExtraFax 将通过 PSTN(公用电话网)直接将文档发送至接收者的传真机上;如果系统中存在多台服务器,ExtraFax 会自动选择最小费用路径先将传真工作请求传输到距离接收者所在地最近的那台传真服务器上。举例来说,如果传真是从“北京”发送到“上海”,“北京”的 ExtraFax 首先会将传真通过 Internet 发送到“上海”的传真服务器,再由“上海”的 ExtraFax 将传真发送到最终接收者的个人信箱或传真机上,如此节省传真费用。



二、接收传真
外部传真通过 PSTN 或者 Internet 传输到 ExtraFax 服务器。ExtraFax 服务器接收到传真之后,会根据 DID/DTMF/CSID/Port/Channel/Barcode/QRCode 的信息将传真派送到接收者的个人信箱内。接收者可以通过 Notes 客户端,Internet 邮件客户端或者浏览器查看传真。在信息不齐全的情况下,传真信件无法分发,所有传真信件将由指定的传真操作员进行人工派送。



ExtraFax 智能传真系统功能描述

●传真发送
Email - to - Fax 和 Email - to - SMS
无论你是在公司还是在家里,你都可以不需要传真机,而通过邮件直接发送和接收传真。而且,你可以像收发电子邮件一样在你的邮件界面上收发传真、短信(SMS)和彩信(MMS)。
●在 Windows 应用程序中直接发送传真
ExtraFax 支持“Print - to - Fax”功能。所有的 Windows 应用程序都可以通过 ExtraFax 加载上传真功能。可以直接通过 ExtraFax 将这些应用程序相应的文档以传真的形式发送出去。Windows 98/NT/2000/XP/2003 等各操作系统下的各种形式的文档都可以直接发送传真。
通过 ExtraMail 发送传真
安装 ExtraFax Client 后,您可以利用 ExtraMail 发送传真。ExtraMail 使用非常简单,设定您所需要的选项之后,发送传真。
●传真群发
一份传真可同时发给多个号码,避免大量的重复工作。
传真失败自动重发
因对方占线,无人接听导致传真失败,ExtraFax 传真系统将根据重发设置,自动重发。以尽量确保每一个传真都能成功的发往收件人。
●传真优先级设定
可以将传真的优先级按照三种级别进行分类(高、一般、低)。重要的传真将优先级别设为高时,将排在发送队列的首位,立即发送,不需等待。
●传真个人签名
您可以通过 ExtraMail 进行手写签名、键入签名、插入电子图章,来对传真进行个人签名。
●传真预览
传真发送之前,用户可以预览一下传真,确认之后,传真才发送。
●取消发送传真
您可以取消处在“正在发送中”、“在等待队列中”、“定时发送”状态的传真。
●暂停发送传真
您可以暂停传送一份传真,该传真将被保存在 Post Office 数据库中,直到您手动释放或使用归档程序处理为止。您可以将一份“等待”或“定时发送”的传真暂停传送。
●重新提交传真
如果您想重新发送一份已发送过的传真或者想要重新提交一份先前取消发送/暂停传送的传真,您可以再次提交,发送传真。
●定时发送传真
在发大量传真时,往往希望利用非工作时间的电话优惠政策,并不影响其它的小量传真的发送,而且,在向国外发传真时希望能避开时差,保证传真能在对方工作时间及时收到,ExtraFax 可以为每份传真配置不同的发送时间,保证传真能按发送者意愿进行发送。
●传真接收
●自动派送传真
ExtraFax 将所有的传真来件存储在 ExtraFax Post Office 数据库中,可以自动或手动分送。 如果选择了来件自动派送功能,ExtraFax 将会根据预设的派送表(即:DID/DTMF/CSID/端口/BarCode/QRCode)查找收件人,并自动把传真文件进行分送。
●查看传真
你可以通过 Lotus Notes 客户端或者 Web 客户端查看传真。
●自动打印传真
ExtraFax 提供自动打印传真功能。ExtraFax 把接收到的传真自动分发到用户的传真信箱里,同时还可以将传真自动发送到指定的打印机,打印出来作为硬拷贝保存。
●您通过 Lotus Notes 或者 Web 客户端方便地查看和编辑传真并对传真文件进行编辑然后发送或转发给其他人。
●短信即时提醒
当有新的传真到达时,ExtraFax 将通过手机向您发送短信息,提醒您有新传真。
●ExtraFax 可以指定 DID/DTMF/CSID/端口/BarCode/QRCode 的传真派送给多个收件人或者某个部门。
●传真计费
ExtraFax 计费系统记录发送传真的用户名称(寄件人)、传真号码、开始时间、通话时长、页面、计费码等信息并自动计算出传真金额,方便您统计管理和控制传真费用支出。
●传真服务器管理
如果您已根据 ExtraFax 安装手册,在 Lotus Domino/Notes 系统中安装并设置了传真服务器,可以根据需要重新设置传真服务器,其中包括一些专用参数。ExtraFax 将定期查看 Post Office 数据库中的配置变化情况,并自动更新。
●智能端口检测
ExtraFax 有许多内置的智能检测向导,这些向导可以了解传真设备的变化、设备状态的变化和设备配置参数的变化。
●用户管理
可对全单位的用户进行管理,添加部门、用户信息,分配传真分机号,设置权限。
●传真工作监控
在传真寄件视图中,可监控当前的传真任务,如正在提交的传真、正在发送的传真、正在排队等待的传真、正在重试的传真等,且显示发送这些传真任务的客户端用户和传真收件人。在服务器的端口状态窗口,可以查看各个传真通道的状态,如空闲、正在发送、正在接收。
●垃圾传真过滤
自定义垃圾传真规则,区分垃圾传真及对垃圾传真的相应操作。
●传真归档
可以定期把 ExtraFax PO 数据库归档,以备份传真,同时提高传真系统的性能及节省磁盘空间。
●传真日志
传真日志包括:寄件日志、派送日志、传真错误日志和代理程序错误日志。寄件日志记录每个已发送传真的详细情况,例如:实际的发送日期/时间、重试的次数、已发送的页数等等。派送日志记录所有已邮寄给指定的收件人的传真来件的详细情况。全面的传真日志为管理员提供了丰富的传真状态信息。
●传真搜索
ExtraFax 集成了 Adobe Acrobat 和 Adobe Capture,为存储的传真提供了可搜索的 PDF 文件格式,用户可以通过 Lotus Notes 的全文检索功能很容易地搜索到所需要的传真内容。
●集成 QRCode 二维码及条形码
ExtraFax 集成 QRCode 二维码及条形码,此功能业界首创。通过内置的 QRCode 生成器,您可以制作包含任何 QRCode 二维码。不仅如此,ExtraFax 还可以识别传真件上的 QRCode 二维码和条形码,依据其所包含的信息,派送相应的传真。
●自定义传真封面
如果您想为公司设计一个特殊的封面,可以修改 ExtraFax 自带的缺省封面。当然,您也可以设计自己的封面表单,并将 ExtraFax 服务器配置成使用这个新表单。
●最低费用收发送传真
根据国家/城市/交换机的费率级别,使用不同的电信公司发送传真; 通过 Internet/Intranet 路由到目的地(不同地区、不同国家),进行当地传送;此外,通过是否使用低费路由原则之间的动态切换,如果备选目的地服务器已关闭,将直接通过本机发送这些传真。
●传真号码转换
通过定义“转换传真号码表”,ExtraFax 会将与表中定义的前缀相匹配的传真号码进行转换。
●自动插入国际/国内长途拨号前缀
这一特性允许 ExtraFax 来识别所拨打的号码是本地的,还是国际/国内长途。如果是国际长途,ExtraFax 会插入国际拨号前缀,如果是国内长途,会插入国内长途拨号前缀。
●传真号码锁定
您可以定义 ExtraFax 可自动锁定的传真号。在发送大量传真时,这个功能尤其有用,它可以减少寄件人的麻烦,节省从邮件清单中挑选的时间。如遇到被锁定的传真号无法发送时,寄件人将会收到邮递失败报告。
定制交互式语音
用户可以根据自己的需求,定制专门的交互式语音,录制并替换缺省的语音文件即可。
●支持多编码语言的 ExtraFax API
支持 J 2 EE,Microsoft.NET,C/C ++,Visual Basic 等编码语言的 ExtraFax API,方便不同客户对 ExtraFax 进行二次开发,开发人员可以选择自己熟悉的语言进行二次开发,很容易为企业现有 OA 及 ERP 等系统添加传真/短信/彩信功能。
传真系统与 Notes 及 Web 浏览器的完美整合。
使用简便,让您在熟悉的环境中进行操作。
ExtraFax 的特点

●移动性
现今,能随处访问自己邮件和传真系统是非常重要的。无论您身在何处,只要通过互联网能连上公司的邮件系统或者传真服务器,登陆您的帐户,就可以随时随地地收发传真。商务旅行者不再需要在一个不可靠的地方传真重要的商业文件。ExtraFax 支持我们以理想的方式进行工作,从而随时随地提供出色的价值和生产力。
●节约性
电子文档直接传真,可节省大量的资源,包括人力、纸张及其它耗材,从而减少成本。最低费用路由是 ExtraFax 一个亮点,即以本地话费,实现国际和国内长途传真。最低费用路由跨越多国或地区的多台 ExtraFax 服务器来实现国际和国内长途传真的费用节省。通过路由传真信息把这些跨国跨地区服务器连接,基于分析传真号码,解析目的国家或地区,查询相应的处理服务器,来实现服务器的远程路由。因此,公司传真网络可以向公司用户提供以本地话费计费的传真路由。
●安全性
ExtraFax 中的安全是由 Lotus Notes & Domino 的安全设置和自定义的 ExtraFax 服务器用户及安全参数设置共同组成。可以配置的选项包括:允许发送国际长途传真的人员/群组,乃至更细的设置(如,禁止发送传真的传真号码)。如此控制用户的使用权限,以防止滥用和错用。通过自动路由功能,用户传真将直接派送到个人信箱,增强传真的保密性。可对用户进行权限控制,控制用户发送传真、接收传真、浏览查看传真、内部转发传真、发送国内/国外长途传真等权限。
●集中性
ExtraFax 允许在一个控制台中管理几个服务器的配置和运行。 ExtraFax 将个人的电子邮件信箱与传真信箱合为一体,使客户更直观更方便地管理个人信息。以往的传真信件均可变成电子文档存储在传真服务器中。凡是经过 ExtraFax 进行收发的传真,系统中心管理数据库都会对其进行跟踪和记录,全面的错误日志为管理员提供了更加丰富的信息,便于统一管理和信息归档。
●智能性
在大多数情况下,ExtraFax 能够自动检测和配置服务器上的传真端口和设备。ExtraFax 有许多内置的智能检测向导,这些向导可以了解到传真设备的变化、设备状态的变化和设备配置参数的变化。ExtraFax 可以自动识别条形码和 QRCode 二维码,自动传真派送,传真失败自动重发,定时发送传真等。
●稳定性
ExtraFax 服务器的负载平衡和流量控制,提高了传真系统的稳定性。如果在公司的一个点存在多个 ExtraFax 服务器或者多个高性能的传真设备,ExtraFax 能极好的使用它的流量管理能力,通过在几个服务器之间分配流出/流进的信息及传真负载,加速通讯过程,帮助负载均衡,减少传输拥塞,从而使公司信息网络及 ExtraFax 服务器平稳快速运行。
●易用性
系统的安装配置(包括软件和硬件传真卡)非常简单,一般水平的技术人员即可完成,无须专业人员指导。软件的操作界面简洁,人性化,符合用户的操作习惯,无须专门指导,几分钟即可学会,省去了企业实施新系统前的培训工作。
●整合性
ExtraFax 与 Lotus Notes/Domino 与完美结合,实现企业无缝的文件交换和沟通。在 Lotus Notes/Domino 已有的邮件界面和功能基础上,ExtraFax 把传真功能以一个便利的附加模块整合其中。此方案通过基于 Lotus Notes/Domino 的 ExtraFax 服务器实现。处理邮件/传真服务任务是 ExtraFax 的核心功能。支持多种编码语言的 ExtraFax API,很容易为企业现有 OA 及 ERP 等系统添加传真/短信/彩信功能,实现与公司现有的 OA 和 ERP 完美整合。
技术信息

软件平台
Lotus Domino/Notes 5.0 以上版本
操作系统
Windows 98/Me
Windows NT 4.0
Windows 2000/XP
Windows 2003
传真硬件
Brooktrout TR 1034/TR 114/TruFax 传真板卡
Intel Dialogic 传真板卡
GammaLink 传真板卡
Eicon Diva 传真板卡
Donjin 传真板卡
传真调制解调器

采用 ExtraFax 智能传真系统,主要用于办公自动化的建设工作。将该传真软件无缝集成到公司现有 OA 及 ERP 系统中,大大提高了办公效率,节省了大量的传真成本,提高了数据的保密性、安全性。特别对销售部门、采购部门和客户服务部门帮助最大,改善了运营的流程和服务的质量。所有的传真件均以电子文档的形式保存在服务器中,不仅在其无纸办公自动化流程中解决了纸制传真的瓶颈,而且易于对传真统一集中管理。
 

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